›11:14:44 10-05-2024 | Lượt xem: 583
Bài viết đề cập đến các khía cạnh khác nhau của việc sử dụng ChatGPT để viết email. Nó cung cấp thông tin chi tiết về cách sử dụng nó, những gì nó có thể làm và cách nó có thể làm cho email của bạn tốt hơn.
Nếu bạn muốn viết tin nhắn trau chuốt và hiệu quả, Chat GPT có thể là trợ lý hoàn hảo cho bạn.
Chat GPT là một mô hình ngôn ngữ mạnh mẽ do OpenAI tạo ra, có thể tạo ra văn bản tự nhiên và trôi chảy về bất kỳ chủ đề nào. Nó có thể giúp bạn tạo các email giống con người, chuyên nghiệp và hấp dẫn mà không lãng phí thời gian hay công sức của bạn.
Dưới đây là một số cách ChatGPT có thể được sử dụng để cải thiện hoạt động liên lạc qua email của bạn:
Soạn thảo email tự động: Chỉ cần cung cấp dàn ý ngắn gọn hoặc các điểm chính, ChatGPT có thể tạo các bản nháp email mạch lạc và phù hợp với ngữ cảnh. Tính năng này tỏ ra đặc biệt hữu ích khi trả lời các truy vấn phổ biến, soạn thảo các bản cập nhật định kỳ hoặc tạo các thông tin liên lạc chính thức.
Kiểu email được cá nhân hóa: ChatGPT có thể thích ứng với các kiểu và tông màu khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích của bạn. Cho dù bạn muốn nghe có vẻ thân thiện, chuyên nghiệp, giản dị hay trang trọng, ChatGPT đều có thể thay đổi ngôn ngữ và giọng điệu cho phù hợp.
Phản hồi được cá nhân hóa: Phản hồi được cá nhân hóa là một kỹ năng quan trọng vì chúng cho thấy rằng bạn quan tâm đến những người liên hệ của mình và sở thích của họ. ChatGPT có thể phân tích các tương tác email trước đó và đề xuất các cụm từ hoặc lời chào được cá nhân hóa, giúp email của bạn hấp dẫn hơn và xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với những người liên hệ của bạn.
Nâng cao ngữ pháp và văn phong: Viết email rõ ràng, đầy đủ thông tin và đúng ngữ pháp là rất quan trọng để giao tiếp hiệu quả. ChatGPT có thể đóng vai trò là công cụ kiểm tra thời gian thực, đưa ra các đề xuất để cải thiện tính rõ ràng và chuyên nghiệp cho email của bạn. Nó có thể phát hiện lỗi chính tả, ngữ pháp, dấu câu và cú pháp và đề xuất sửa lỗi. ChatGPT cũng có thể đề xuất các từ, cụm từ hoặc câu thay thế để nâng cao tính rõ ràng và thuyết phục cho email của bạn.
Giải quyết khối người viết: Khối người viết có thể là một trở ngại đáng kể khi soạn email, đặc biệt là khi cố gắng truyền tải những thông tin phức tạp hoặc những thông điệp tế nhị. ChatGPT có thể giúp bạn khắc phục điều đó bằng cách đưa ra các đề xuất kịp thời và phù hợp để diễn đạt suy nghĩ của bạn hiệu quả hơn.
Tiết kiệm thời gian: Thời gian là quý giá trong thế giới kinh doanh và ChatGPT có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách khiến quá trình viết email nhanh hơn. Bạn có thể tạo bản nháp chỉ trong vài phút để có thể dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ quan trọng khác mà không làm giảm chất lượng giao tiếp của mình.
Về cơ bản, ChatGPT có thể hỗ trợ bạn viết email theo 2 cách:
Chatbot . Bạn có thể sử dụng Chat GPT làm chatbot để nhận đề xuất và phản hồi về bản nháp email của mình. Bạn có thể đặt những câu hỏi như "Làm cách nào để khiến email này lịch sự hơn?" hoặc "Cách tốt nhất để kết thúc email này là gì?" và nhận được phản hồi ngay lập tức kèm theo ví dụ và giải thích.
Trình tạo văn bản . Bạn có thể sử dụng Chat GPT làm trình tạo văn bản để tạo mẫu email hoặc bản nháp dựa trên từ khóa và tùy chọn của bạn. Bạn có thể chỉ định chủ đề, mục đích, giọng điệu và độ dài email của mình và Chat GPT sẽ tạo văn bản phù hợp với tiêu chí của bạn. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa hoặc tùy chỉnh văn bản theo ý muốn.
Hãy làm theo các bước đơn giản sau để tận dụng tối đa ChatGPT để tạo các email hấp dẫn:
1. Tạo tài khoản ChatGPT. Bắt đầu bằng cách tạo tài khoản trên nền tảng ChatGPT. Bạn có thể chọn giữa GPT-3.5 miễn phí hoặc nâng cấp lên GPT-4 để nâng cao hiệu suất và quyền truy cập vào các tính năng beta.
2. Nhắc ChatGPT viết email mong muốn. Sau khi đăng nhập, hãy điều hướng đến giao diện ChatGPT và cung cấp lời nhắc ngắn gọn cho ChatGPT về mục đích và các điểm chính trong email của bạn. Bao gồm mọi yêu cầu hoặc bối cảnh cụ thể có liên quan.
3. Hướng dẫn ChatGPT tinh chỉnh đầu ra của nó. Sau khi nhận được bản nháp đầu tiên, hãy gửi phản hồi cho ChatGPT để thực hiện mọi chỉnh sửa hoặc cải tiến cần thiết. Bạn có thể hướng dẫn nó tinh chỉnh giọng điệu, điều chỉnh mức độ trang trọng hoặc độ dài của email.
4. Thực hiện chỉnh sửa nếu cần thiết. Mặc dù ChatGPT thành thạo nhưng việc xem lại nội dung được tạo là điều cần thiết. Thực hiện bất kỳ chỉnh sửa hoặc chỉnh sửa bổ sung nào để đảm bảo rằng email phù hợp hoàn hảo với phong cách, thông điệp và giọng điệu dự định của bạn. Bạn cũng có thể thêm dấu ấn cá nhân vào cuộc giao tiếp.
5. Tạo một dòng chủ đề có liên quan. Bạn có thể yêu cầu ChatGPT tạo dòng chủ đề đầy thông tin và hấp dẫn để tóm tắt email của bạn. Một dòng chủ đề tốt sẽ thu hút sự chú ý của người nhận và cho họ biết điều gì sẽ xảy ra.
6. Xem xét và gửi. Trước khi nhấn nút Gửi, hãy kiểm tra xem tất cả các chi tiết đều chính xác, ngôn ngữ có rõ ràng và thông điệp được truyền tải tốt hay không. ChatGPT giúp việc viết dễ dàng hơn nhưng việc đánh giá cẩn thận của bạn sẽ đảm bảo sản phẩm cuối cùng hoàn hảo.
Bí quyết để tối đa hóa hiệu quả của ChatGPT cho việc viết email của bạn nằm ở khả năng tận dụng điểm mạnh của nó trong khi vẫn giữ được quyền kiểm soát. Dưới đây là một số mẹo hữu ích để sử dụng ChatGPT theo cách phù hợp với phong cách riêng của bạn và giúp bạn nói chính xác những gì bạn muốn trong tin nhắn của mình.
Cung cấp các chi tiết như mục đích của email, các điểm chính cần đưa vào và bất kỳ thông tin cụ thể nào bạn muốn truyền tải.
Ví dụ: thay vì hướng dẫn mơ hồ như "Soạn email doanh nghiệp", hãy chỉ định: "Soạn thảo một email doanh nghiệp ngắn gọn mời khách hàng tham dự sự kiện ra mắt sản phẩm sắp tới của chúng tôi, nêu bật các tính năng chính và chi tiết trả lời".
Điều chỉnh tông màu và phong cách email của bạn cũng giống như việc thêm gia vị phù hợp vào một món ăn - nó làm tăng hương vị và khiến người nhận cảm thấy thú vị hơn. Sử dụng các cụm từ như "ngắn gọn", "sử dụng câu ngắn" hoặc "sử dụng ngôn ngữ đơn giản" để hướng dẫn ChatGPT. Ngoài ra, hãy chỉ định các tính từ mong muốn để tạo nên giọng điệu, chẳng hạn như chuyên nghiệp, tôn trọng, đáng tin cậy, nghiêm túc, thân mật, giản dị, thân thiện hoặc hài hước.
Để đảm bảo ChatGPT phù hợp với tầm nhìn của bạn, hãy cân nhắc việc cung cấp bản nháp hoặc dàn ý cơ bản. Điều này cho phép ChatGPT mở rộng các ý tưởng ban đầu của bạn và cấu trúc chúng thành một email được thiết kế tốt. Yêu cầu cải tiến hoặc điều chỉnh nếu cần để tinh chỉnh nội dung theo ý thích của bạn.
Nếu một phần, câu hoặc điểm cụ thể trong email của bạn không truyền tải ý tưởng rõ ràng như bạn mong muốn, đừng ngần ngại yêu cầu ChatGPT cung cấp nhiều biến thể. Yêu cầu từ ngữ hoặc cụm từ thay thế cho phân đoạn không rõ ràng, sau đó chọn phiên bản phù hợp nhất với mục tiêu nhắn tin của bạn.
Khi bạn muốn viết thư trả lời thực sự phù hợp, hãy chia sẻ email gốc với ChatGPT. Bằng cách cho phép ChatGPT thấy những gì đã nói trước đó, ChatGPT có thể hiểu rõ hơn ngữ cảnh và mục đích trả lời của bạn, sau đó hỗ trợ bạn tạo phản hồi phù hợp, được cá nhân hóa và chuyên nghiệp.
Hãy ghi nhớ ai sẽ nhận được email của bạn. Ví dụ: nếu người nhận quen với thuật ngữ chuyên ngành, bạn có thể hướng dẫn ChatGPT đưa vào thuật ngữ cụ thể. Mặt khác, nếu người nhận chưa quen với các thuật ngữ kỹ thuật, hãy yêu cầu ChatGPT đơn giản hóa ngôn ngữ để hiểu rõ hơn.
Hãy thoải mái thử nghiệm những gợi ý và cách tiếp cận khác nhau để tìm ra cách phù hợp nhất với bạn. Nếu kết quả ban đầu không đáp ứng được mong đợi của bạn, hãy cung cấp hướng dẫn bổ sung hoặc diễn đạt lại hướng dẫn của bạn cho đến khi bạn hài lòng với kết quả.
ChatGPT Writer, một tiện ích mở rộng miễn phí dành cho trình duyệt Chrome, có thể là trợ lý viết lách của riêng bạn trên web, bao gồm ứng dụng web Outlook và các ứng dụng email khác. Cho dù bạn cần soạn một tin nhắn cụ thể, trả lời email, tóm tắt thông tin, tạo chú thích hay bất kỳ loại nội dung nào khác, Chat GPT Writer đều có thể giúp bạn.
Ngoài ra, nó có thể sửa lỗi ngữ pháp, diễn đạt lại câu, tạo văn bản bằng các ngôn ngữ khác nhau, điều chỉnh định dạng, độ dài và giọng điệu văn bản cho phù hợp với nhu cầu của bạn. ChatGPT Writer cũng có thể đưa ra các đề xuất để tinh chỉnh email của bạn, chẳng hạn như thay đổi lựa chọn từ, cải thiện dòng chảy hoặc làm cho phong cách nhất quán hơn.
Sau khi cài đặt, bạn có thể khởi động ChatGPT Writer theo hai cách đơn giản:
Nhấn và giữ nút Control rồi tô sáng một số văn bản email trong ứng dụng web Outlook hoặc bất kỳ văn bản nào trên bất kỳ trang web nào.
Nhấp vào biểu tượng ChatGPT Writer từ thanh công cụ tiện ích mở rộng của trình duyệt của bạn.
Trong cửa sổ ChatGPT Writer bật lên, hãy nhập lệnh của bạn để tạo phản hồi. Lệnh là một hướng dẫn ngắn cho hệ thống biết loại nội dung bạn muốn tạo. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các lệnh như sau:
Viết email về tiến độ dự án.
Soạn một lời cảm ơn vì sự hợp tác gần đây với khách hàng.
Soạn thảo một thông báo cho sự kiện xây dựng đội nhóm.
Viết phản hồi cho tin nhắn đã chọn thể hiện lòng biết ơn và sự quan tâm.
Diễn đạt lại nó bằng giọng điệu chuyên nghiệp với nhiều chi tiết và rõ ràng hơn.
Tóm tắt nó bằng những từ đơn giản mà bất cứ ai cũng có thể hiểu được.
Dịch văn bản đã chọn sang tiếng Đức.
Sửa bất kỳ lỗi ngữ pháp và văn phong nào và làm cho nó ngắn gọn hơn.
Với lệnh được nhập vào trường đầu vào, hãy nhấp vào nút Tạo phản hồi.
Bạn sẽ thấy đầu ra trong hộp trò chuyện bên dưới. Nếu hài lòng với kết quả, bạn có thể sao chép nó vào khay nhớ tạm bằng cách nhấp vào nút Sao chép phản hồi & Đóng.
Nếu bạn đang tìm kiếm tích hợp Chat GPT với Outlook, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng các tiện ích bổ sung của bên thứ ba. Đây là cách thực hiện:
1. Tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn, hãy tìm và bấm vào một trong các nút sau trên dải băng: Tải phần bổ trợ , Tất cả ứng dụng hoặc đơn giản là Ứng dụng . Lưu ý rằng tùy chọn này chỉ có thể hiển thị khi bạn đang đọc, soạn hoặc trả lời email.
2. Nếu bạn đã sử dụng tùy chọn All Apps hoặc Apps ở bước trước thì hãy nhấp vào Add Apps.
3. Trong thanh tìm kiếm, nhập "ChatGPT" hoặc “AI” để tìm các plugin có liên quan.
4. Sau khi kết quả tìm kiếm xuất hiện, hãy nhấp vào tiện ích bổ sung ChatGPT mà bạn quan tâm để xem mô tả, tính năng và quyền mà nó cần.
5. Khi bạn tìm thấy tiện ích bổ sung phù hợp nhất với mục đích của mình, hãy nhấn nút Thêm để kết hợp tiện ích bổ sung đó vào Outlook của bạn.
6. Hoàn tất cài đặt plug-in bằng cách làm theo hướng dẫn. Giờ đây, Outlook của bạn đã được cài đặt hoàn toàn với ChatGPT, giúp email của bạn trở nên tuyệt vời hơn nữa!
Tóm lại, sử dụng ChatGPT cho email của bạn giống như có một người bạn hữu ích ở bên cạnh. Nó làm cho việc viết email dễ dàng hơn và nhanh hơn. Tuy nhiên, cũng giống như bất kỳ công cụ AI nào khác, Chat GPT không phải là sự thay thế cho chữ viết của con người mà là sự hỗ trợ để nâng cao nó.
