Cách tự động chuyển tiếp email từ Outlook

Chuyên Lắp Ráp, Cài Đặt Bộ Máy Tính Cho Văn Phòng, Gamer, Đồ Họa Cao Chuyên Lắp Ráp, Cài Đặt Bộ Máy Tính Cho Văn Phòng, Gamer, Đồ Họa Cao Chuyên Lắp Ráp, Cài Đặt Bộ Máy Tính Cho Văn Phòng, Gamer, Đồ Họa Cao

Cách tự động chuyển tiếp email từ Outlook

09:39:15 19-06-2024 | Lượt xem: 258

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về chuyển tiếp thư trong Outlook, đưa ra các mẹo và thủ thuật để tự động chuyển tiếp hoặc chuyển hướng tất cả email hoặc tin nhắn cụ thể.

Chuyển tiếp email Outlook so với chuyển hướng

Chuyển tiếp và chuyển hướng thư là hai quá trình tương tự nhằm chuyển thư từ địa chỉ email này sang địa chỉ email khác. Tuy nhiên, có những khác biệt tinh tế nhưng quan trọng giữa hai điều này.

Chuyển tiếp email

Khi bạn chuyển tiếp một email , nó có vẻ như được gửi từ bạn. Điều này có nghĩa là người nhận xem địa chỉ email của bạn là người gửi. Do đó, khi họ trả lời email được chuyển tiếp, thư trả lời của họ sẽ được chuyển hướng trở lại địa chỉ của bạn, địa chỉ mà bạn đã chuyển tiếp thư từ đó.

Chuyển tiếp email

Chuyển hướng email

Chuyển hướng email khiến email trông giống như được gửi trực tiếp từ người gửi ban đầu. Người nhận nhìn thấy địa chỉ email của người gửi ban đầu. Vì vậy, thư trả lời cho các thư được chuyển hướng sẽ chuyển thẳng đến người gửi ban đầu, hoàn toàn bỏ qua tài khoản email của bạn.

Điều quan trọng cần lưu ý là chỉ có thể thực hiện chuyển hướng bằng tài khoản Microsoft Exchange Server, tài khoản này bao gồm Outlook.com trong số các dịch vụ của tài khoản này.

Chuyển hướng email

Hiểu những sắc thái này cho phép bạn chọn một phương pháp phù hợp hơn dựa trên nhu cầu và sở thích cụ thể của bạn.

Cách chuyển tiếp email từ Outlook

Mọi người dùng Outlook đều biết cách chuyển tiếp một thư riêng lẻ. Ngay cả khi bạn mở ứng dụng Outlook lần đầu tiên, quy trình này vẫn rõ ràng một cách trực quan:

1. Chọn tin nhắn quan tâm.

2. Nhấp vào nút Chuyển tiếp ở góc trên bên phải được biểu thị bằng mũi tên chỉ sang phải màu xanh lam.

3. Tùy chọn, thêm dấu ấn cá nhân của bạn bằng cách nhập tin nhắn của riêng bạn.

4. Nhấn nút Gửi để gửi tin nhắn trên đường đi.

Cách chuyển tiếp email từ Outlook theo cách thủ công

Bạn đã chuyển tiếp thành công email đến người nhận khác. Nhưng nếu bạn muốn thực hiện quá trình này một cách tự động thì sao? Hãy tưởng tượng bạn có thể đảm bảo rằng mọi email từ một người gửi cụ thể hoặc bất kỳ thư nào có chứa các từ khóa nhất định sẽ không chỉ đến hộp thư đến Outlook của bạn mà còn đến một tài khoản email khác mà bạn chọn, chẳng hạn như Gmail. Dưới đây chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn cách thiết lập chuyển tiếp và chuyển hướng tự động trong Outlook.

Cách tự động chuyển tiếp email trong Outlook

Để tự động chuyển tiếp thư trong Outlook, bạn cần thiết lập quy tắc chuyển tiếp. Đây có thể là quy tắc trống cho tất cả thư đến hoặc được điều chỉnh cho phù hợp với thư cụ thể dựa trên tiêu chí bạn xác định, chẳng hạn như người gửi, từ khóa hoặc tài khoản cụ thể.

Để tạo quy tắc chuyển tiếp trong Outlook cổ điển, hãy làm theo các bước sau:

1. Chuyển đến tab File và chọn Manage Rules & Alerts.

2. Trong hộp thoại Rules and Alerts, nhấp vào New Rule.

3. Bắt đầu từ một quy tắc trống bằng cách chọn Apply rule on messages I receive.

Bắt đầu từ một quy tắc trống

4. Quyết định các yếu tố kích hoạt cho quy tắc chuyển tiếp của bạn. Bạn có thể chọn từ nhiều điều kiện khác nhau, chẳng hạn như tài khoản cụ thể, người gửi nhất định hoặc cụm từ cụ thể trong dòng chủ đề. Nếu bạn muốn chuyển tiếp từng email, chỉ cần chuyển sang bước tiếp theo mà không cần chọn bất kỳ điều kiện nào.

Xác định các điều kiện cho quy tác chuyển tiếp

5. Ở bước Actions, đánh dấu vào tùy chọn chuyển tiếp tới mọi người hoặc nhóm công khai.

Chọn chuyển tiếp email dưới dạng hành động

6. Trong phần mô tả quy tắc, hãy nhấp vào liên kết "people or public group" được gạch chân. Trong hộp thoại Rule Address xuất hiện, hãy nhập địa chỉ email nơi bạn muốn chuyển tiếp thư của mình vào hộp To hoặc chọn từ Danh sách địa chỉ chung nếu có.

Chỉ định địa chỉ email nơi chuyển tiếp thư

7. Chọn bất kỳ ngoại lệ nào nếu cần thiết.

8. Hoàn tất việc thiết lập quy tắc của bạn bằng cách đặt tên cho quy tắc đó và chỉ định xem có chạy quy tắc này đối với các thư đã có trong hộp thư đến của bạn hay không.

Quy tắc chuyển tiếp outlook

Outlook của bạn bây giờ sẽ chuyển tiếp thư của bạn một cách nghiêm túc theo quy định, đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ một thư quan trọng nào nữa.

Cách chuyển hướng email trong Outlook

Chuyển hướng email trong Outlook liên quan đến việc tạo quy tắc tương tự như chuyển tiếp nhưng có điểm khác biệt chính trong hành động bạn chọn. Đây là cách thực hiện:

1. Bắt đầu bằng cách tạo quy tắc giống như bạn làm để chuyển tiếp email.

2. Khi bạn đến phần xác định quy tắc nên làm gì, hãy chọn hành động chuyển hướng quy tắc đó đến mọi người hoặc nhóm công khai.

3. Hoàn tất việc thiết lập quy tắc.

Thiết lập quy tắc chuyển hướng email trong outlook

Hành động này sẽ gửi lại thư đến địa chỉ email bạn chỉ định, làm cho thư có vẻ như được gửi trực tiếp từ người gửi ban đầu chứ không phải thư được chuyển tiếp từ bạn.

Tự động chuyển tiếp (chuyển hướng) trong Outlook và web mới

Các phiên bản mới nhất của Outlook dành cho Windows mới, Outlook 365 trực tuyến và Outlook.com, cung cấp tính năng tiện lợi để tự động chuyển tiếp tất cả email đến. Dưới đây là cách kích hoạt chức năng này:

1. Nhấp vào biểu tượng bánh răng Cài đặt ở góc trên bên phải. Ngoài ra, bạn có thể điều hướng đến Mail > View tab > View settings.

2. Trong menu Settings, chọn Mail, sau đó chọn Chuyển tiếp.

3. Nếu bạn có nhiều tài khoản được định cấu hình trong Outlook mới, hãy chọn tài khoản mong muốn từ menu thả xuống.

4. Bật công tắc Bật chuyển tiếp.

5. Trong trường Chuyển tiếp email của tôi đến, nhập địa chỉ mà bạn muốn chuyển tiếp thư của mình.

6. Để giữ lại bản sao của thư được chuyển tiếp trong hộp thư đến Outlook của bạn, hãy chọn tùy chọn Giữ bản sao của thư được chuyển tiếp .

7. Xác nhận cài đặt của bạn bằng cách nhấp vào nút Save để kích hoạt quy tắc chuyển tiếp.

Tự động chuyển tiếp email trong outlook và web mới

Tự động chuyển tiếp các email cụ thể trong Outlook mới và Outlook 365 trực tuyến

Ngoài cài đặt chuyển tiếp tự động đã thảo luận trước đó, phiên bản Outlook và web mới của Outlook 365 cho phép người dùng chuyển tiếp các email cụ thể đáp ứng các điều kiện được xác định trước. Giống như trong Outlook cổ điển, điều này có thể đạt được thông qua việc tạo quy tắc email . Đây là cách thiết lập nó:

1. Nhấp vào biểu tượng bánh răng Settings ở góc trên bên phải.

2. Chọn Mail > Rules.

3. Nhấp vào Add a new rule để bắt đầu quá trình tạo quy tắc.

4. Cung cấp tên mô tả cho quy tắc để dễ nhận biết, ví dụ: "Chuyển tiếp từ Outlook sang Gmail".

5. Trong Add a condition, hãy chỉ định tiêu chí mà thư phải đáp ứng để kích hoạt hành động. Nếu bạn muốn quy tắc chuyển tiếp hoặc chuyển hướng áp dụng vô điều kiện cho tất cả các email, hãy chọn tùy chọn Apply to all messages.

6. Trong Add an action, hãy chọn tùy chọn Chuyển tiếp tới hoặc Chuyển hướng đến, sau đó nhập địa chỉ email nơi thư sẽ được gửi.

7. Tùy chọn, bạn có thể thêm ngoại lệ vào quy tắc.

8. Tùy thuộc vào tùy chọn của bạn, hãy chọn Stop processing more rules nếu bạn muốn quy tắc này là quy tắc duy nhất được áp dụng cho các thư đến đáp ứng các điều kiện đã chỉ định hoặc bỏ chọn quy tắc này để cho phép các quy tắc khác được thực thi tuần tự.

9. Xem lại cài đặt quy tắc chuyển tiếp của bạn và nhấp vào Save để kích hoạt.

Tự động chuyển tiếp các email cụ thể trong Outlook mới

Bằng cách triển khai các bước này, bạn có thể tự động hóa việc chuyển tiếp hoặc chuyển hướng các email cụ thể trong Outlook và ứng dụng web mới để các thư quan trọng được gửi đến đúng người nhận một cách chính xác.

Lời khuyên hữu ích về chuyển tiếp email Outlook

Khi thiết lập chuyển tiếp tự động trong Outlook và Outlook 365 trực tuyến mới, đây là một số điều quan trọng cần chú ý:

  • Giữ lại các bản sao. Theo mặc định, các thư được chuyển tiếp hoặc chuyển hướng sẽ được giữ lại trong hộp thư của bạn. Nếu bạn không muốn giữ lại những bản sao này, hãy cân nhắc thêm hành động để di chuyển thư vào thư mục Đã xóa .

  • Nhiều địa chỉ. Bạn có thể định cấu hình quy tắc để chuyển tiếp hoặc chuyển hướng email đến nhiều người nhận. Tuy nhiên, hãy lưu ý những hạn chế tiềm ẩn về số lượng địa chỉ bạn có thể gửi tới, tùy thuộc vào cài đặt tài khoản của bạn. Luôn kiểm tra các quy tắc có nhiều địa chỉ để đảm bảo chúng hoạt động như mong đợi.

  • Giới hạn hộp thư. Quy tắc chuyển tiếp hoặc chuyển hướng có thể không thành công nếu hộp thư của bạn vượt quá giới hạn lưu trữ. Để ngăn chặn điều này, hãy thường xuyên xóa thư mục Các mục Đã xóa vì nội dung của nó góp phần vào việc sử dụng hộp thư của bạn. Để tìm hiểu các lý do khác khiến quy tắc của bạn có thể không thành công, hãy xem quy tắc Outlook mới không hoạt động .

  • Hạn chế hành chính. Đối với người dùng Outlook trên web có tài khoản cơ quan hoặc trường học, quản trị viên có thể áp đặt các hạn chế đối với việc chuyển tiếp hoặc chuyển hướng email ra ngoài miền của tổ chức. Bạn nên kiểm tra với bộ phận CNTT nếu không chắc chắn về khả năng của tài khoản.

Tóm lại, khả năng chuyển tiếp và chuyển hướng thư của Outlook được thiết kế để đơn giản hóa cuộc sống của bạn. Bằng cách tự động hóa các quy trình này, bạn có thể đảm bảo rằng các email quan trọng sẽ đến đúng người nhận mà không phải đi đường vòng, giúp bạn yên tâm và hộp thư đến có tổ chức hơn. Hãy để Outlook thực hiện những công việc nặng nhọc để bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng.





Đối tác của chúng tôi

0984 741 740