10:27:13 24-05-202444826 Lượt xem
Bài viết này sẽ đưa bạn vào một hành trình thú vị thông qua Excel Copilot, xem xét các tính năng khác nhau của nó, tiết lộ tiềm năng chưa được khai thác của nó và chỉ ra cách sử dụng nó một cách hiệu quả.
Trong thế giới phần mềm bảng tính, Excel từ lâu đã thống trị như một công cụ hữu ích để xử lý số và phân tích dữ liệu. Nhưng bạn đã có một trợ lý thông minh giúp bạn điều hướng các khả năng to lớn của Excel, cung cấp cho bạn lời khuyên chuyên môn và thông tin chuyên sâu nhanh chóng. Đó là ý tưởng đằng sau Copilot - tính năng mới nhất và sáng tạo nhất của Excel. Giống như một người yểm trợ đáng tin cậy, Copilot sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để thay đổi cách chúng ta tương tác với bảng tính.
Excel Copilot là một tính năng cải tiến sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và thuật toán học máy để nâng cao trải nghiệm người dùng trong Excel. Bằng cách tích hợp các công nghệ tiên tiến này, Copilot cung cấp cho người dùng các đề xuất, công thức và thông tin chi tiết thông minh khi họ làm việc trên bảng tính của mình. Bằng cách phân tích các mẫu, bối cảnh và hành vi của người dùng, Copilot dự đoán nhu cầu của người dùng và đưa ra hỗ trợ phù hợp trong thời gian thực.
Nói một cách đơn giản, Excel Copilot giống như có một người trợ giúp thông minh ngay trong bảng tính của bạn. Nó sử dụng trí tuệ nhân tạo, một loại công nghệ giúp máy tính suy nghĩ và học hỏi như con người. Khi bạn đang làm việc trên trang tính Excel, AI sẽ theo dõi những gì bạn đang làm và đề xuất những điều hữu ích để giúp công việc của bạn dễ dàng hơn.
Ví dụ: nếu bạn cần tính toán hoặc lập biểu đồ, bạn chỉ cần hỏi Copilot bằng các từ thông thường và nó sẽ tìm ra những gì bạn cần và giúp bạn làm điều đó. Giống như có một người bạn biết nhiều về Excel và cho bạn những lời khuyên để hoàn thành công việc nhanh hơn.
Nhìn chung, Copilot không vượt quá những gì bạn có thể tự mình đạt được bằng cách sử dụng các tính năng và chức năng khác nhau của Excel. Ưu điểm là bạn không cần phải thành thạo ngôn ngữ Excel. Bây giờ, bạn có một điểm truy cập duy nhất để truyền đạt ý định của mình tới Excel bằng ngôn ngữ của riêng bạn. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp việc sử dụng Excel dễ dàng hơn, đặc biệt nếu bạn không phải là chuyên gia về lĩnh vực đó.
Để có quyền truy cập vào các tính năng của Copilot trong Excel, tất cả những gì bạn cần làm là mua đăng ký Microsoft 365 và Copilot rồi cài đặt ứng dụng Excel:
1. Nhận đăng ký Microsoft 365. Đảm bảo bạn có đăng ký Microsoft 365 hỗ trợ Copilot, chẳng hạn như Microsoft 365 Personal, Family hoặc Business.
2. Nhận đăng ký Copilot. Chọn gói Copilot tương ứng với đăng ký Microsoft 365 của bạn và mua gói đó. Nếu tổ chức của bạn đã mua Copilot cho bạn, hãy yêu cầu quản trị viên đăng nhập vào trung tâm quản trị Microsoft 365 và gán giấy phép Copilot cho bạn.
3. Cài đặt Excel 365 hoặc đăng nhập vào ứng dụng web. Cài đặt Excel 365 trên máy tính để bàn và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn. Hoặc đăng nhập vào ứng dụng web Excel bằng tài khoản Microsoft của bạn.
4. Tìm biểu tượng Copilot. Khi bạn đã mua các đăng ký cần thiết, biểu tượng Copilot sẽ hiển thị trên dải băng Excel của bạn, cấp quyền truy cập vào các tính năng của nó.
Ghi chú. Để biểu tượng Copilot xuất hiện trong Excel trên máy tính, bạn có thể cần phải khởi động lại ứng dụng và đồng bộ cài đặt Microsoft 365 của mình. Nếu bạn đang sử dụng Excel trên web, chỉ cần làm mới trang.
Copilot trong Excel là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn trực quan hóa, phân tích và chuyển đổi dữ liệu trong bảng tính của mình theo nhiều cách khác nhau. Đây là những gì nó có thể làm cho bạn:
Phân tích dữ liệu. Copilot nhìn vào bảng của bạn và tập trung vào những thông tin quan trọng. Sau đó, bạn có thể tìm hiểu sâu hơn bằng cách đặt câu hỏi cho Copilot.
Mô hình hóa. Khi làm việc trên mô hình tài chính, bạn có thể khám phá các tình huống khác nhau bằng cách đặt câu hỏi "điều gì xảy ra nếu" và đưa ra lời nhắc như "mô hình hóa việc thay đổi X sẽ ảnh hưởng đến Y như thế nào"
Trực quan hóa. AI giúp bạn tạo biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa dữ liệu của bạn một cách rõ ràng và dễ hiểu.
Viết công thức. Copilot hỗ trợ viết công thức tính toán của bạn, giúp việc tạo công thức phức tạp trở nên dễ dàng và dễ tiếp cận hơn.
Sắp xếp và làm sạch dữ liệu. Copilot có thể nhanh chóng dọn dẹp dữ liệu lộn xộn cho bạn. Nó có thể loại bỏ các khoảng trắng thừa, hợp nhất các giá trị từ các cột khác nhau, đánh dấu các mục trùng lặp, sắp xếp, lọc,...
Lời khuyên. Nhận đề xuất thông minh về công thức, chức năng và hành động dựa trên ngữ cảnh của bạn.
Thông tin chi tiết. Khám phá những hiểu biết thú vị trong dữ liệu của bạn, như xu hướng, ngoại lệ hoặc mối tương quan giữa các phần khác nhau.
Tự động hóa các tác vụ. Copilot thậm chí có thể viết mã VBA để giúp bạn tự động hóa các tác vụ thông thường. Điều này giống như tạo lối tắt cho những việc bạn thường làm.
Tóm lại, Copilot trong Excel là một công cụ trợ giúp hữu ích giúp công việc của bạn dễ dàng hơn và giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn mà không cần phải vất vả.
Bắt đầu với Excel Copilot thực sự dễ dàng và trực quan. Chỉ cần làm theo các bước đơn giản:
1. Chạy Excel. Khởi chạy Excel 365 trên máy tính của bạn hoặc nếu bạn muốn, hãy đăng nhập vào ứng dụng web Excel bằng tài khoản Microsoft của bạn.
2. Mở sổ làm việc được lưu trữ trên đám mây. Mở sổ làm việc được lưu trữ trên OneDrive hoặc SharePoint nơi chứa dữ liệu của bạn.
3. Kích hoạt Copilot. Trên tab Home, bấm vào nút Copilot để kích hoạt nó.
4. Biến dữ liệu của bạn thành một bảng. Copilot chỉ có thể hoạt động với bảng Excel, vì vậy nếu dữ liệu của bạn chưa ở định dạng bảng, hãy chuyển đổi nó. Bạn có thể tự mình thực hiện việc này bằng cách nhấn Ctrl + T hoặc để Copilot chuyển đổi nó cho bạn.
5. Sử dụng Copilot. Trong ngăn Copilot, hãy làm theo các tùy chọn được đề xuất hoặc nhập trực tiếp yêu cầu của bạn vào hộp văn bản. Bạn cũng có thể khám phá các lời nhắc bổ sung được cung cấp phía trên hộp trò chuyện.
6. Xem xét và áp dụng kết quả. Khi Copilot đáp ứng yêu cầu của bạn, nó có thể trực tiếp triển khai giải pháp vào trang tính của bạn cho các tác vụ như đánh dấu, sắp xếp và lọc. Đối với các hành động như thêm cột công thức và tạo hình ảnh, Copilot sẽ hiển thị kết quả trong khung. Tại đây, bạn có thể nhấp vào Giải thích công thức để biết thông tin chi tiết hoặc di chuột qua các nút tác vụ như Chèn cột để xem trước kết quả. Nếu mọi thứ đều ổn, chỉ cần nhấp vào nút Insert để thêm kết quả vào bảng tính của bạn.
Nếu bạn gặp kết quả không mong muốn, đừng lo lắng! Copilot có nút Hoàn tác tiện dụng để chỉnh sửa nhanh chóng.
Bây giờ, hãy khám phá một số ví dụ thực tế về cách sử dụng Copilot trong Excel. Bằng cách xem các danh mục được đề xuất, bạn có thể hiểu rõ hơn về các chức năng và nhiệm vụ khác nhau mà Copilot có thể thực hiện.
Bạn cần tính toán nội dung nào đó trong tập dữ liệu của mình nhưng không biết cách viết công thức? Yêu cầu AI xây dựng công thức cho bạn:
1. Bấm vào Thêm cột công thức trong ngăn Copilot.
2. Chọn một trong những lời nhắc gợi ý hoặc mô tả nhu cầu tính toán của bạn bằng từ ngữ của riêng bạn.
3. Copilot sẽ viết một công thức và giải thích cách thức hoạt động của nó.
4. Chọn hành động mong muốn:
Để hiểu rõ hơn về công thức nhấn vào Giải thích công thức.
Để xem trước kết quả, hãy di chuột qua nút Chèn công thức.
Để chèn kết quả trực tiếp vào trang tính, hãy nhấp vào nút Chèn công thức.
Ghi chú. Giống như bất kỳ nội dung nào do AI tạo ra, điều cần thiết là phải xem xét và xác minh mọi nội dung Copilot tạo cho bạn.
Hãy bắt đầu bằng cách khám phá những lời nhắc gợi ý:
Copilot đã thêm công thức này để so sánh doanh thu của Q1 và Q2:
=IF([@[Q1 Revenue]]>[@[Q2 Revenue]], "Q1", "Q2")
Hãy yêu cầu một phép tính phức tạp hơn. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu Copilot tạo một cột hiển thị phần trăm chênh lệch giữa doanh thu Q1 và Q2.
Copilot đã tạo ra công thức thay đổi phần trăm chính xác và tự động áp dụng định dạng Phần trăm cho cột mới được thêm vào:
Hơn nữa, khi được giao nhiệm vụ dự kiến doanh thu cho quý 3, Copilot cũng đã thể hiện rất tốt:
Dưới đây là một số yêu cầu công thức khác mà Copilot đã thực hiện thành công cho tập dữ liệu mẫu:
Thêm một cột để tính tổng doanh thu cho Q1 và Q2.
Thêm cột tính tỷ suất lợi nhuận (giả sử có cột Doanh thu và Lợi nhuận ).
Thêm cột tính thời lượng sản phẩm theo ngày (giả sử cột Ngày bắt đầu dự án có sẵn).
Với Copilot, bạn có thể nhanh chóng làm nổi bật thông tin quan trọng trong trang tính của mình bằng cách sử dụng màu sắc. Đây là cách thực hiện:
Nhấp vào Đánh dấu trong ngăn Copilot.
Làm theo lời nhắc nhất định hoặc chỉ định tùy chọn đánh dấu của bạn trong hộp trò chuyện.
Trong hầu hết các trường hợp, Copilot đánh dấu các giá trị bằng định dạng có điều kiện, do đó, tất cả các thay đổi được thực hiện đối với trang tính của bạn đều có tính chất động. Tức là khi dữ liệu của bạn thay đổi, định dạng sẽ tự động cập nhật để phản ánh những thay đổi đó.
Ví dụ: bạn có thể yêu cầu Copilot đánh dấu n giá trị hàng đầu trong một cột khóa và nó sẽ làm như vậy cho bạn.
Dưới đây là một số lời nhắc khác mà bạn có thể thử:
Làm nổi bật doanh thu trên 50.000.
Làm nổi bật 10 doanh thu thấp nhất.
Đánh dấu các hàng trùng lặp.
Việc sắp xếp, lọc dữ liệu trong bảng Excel thường rất đơn giản nhờ các nút lọc được tích hợp sẵn ở mỗi cột. Copilot có thể cung cấp hỗ trợ bổ sung, đặc biệt khi lọc trên nhiều cột. Đây là cách để bắt đầu:
1. Nhấp vào Sort and Filter. trong ngăn Copilot.
2. Chọn từ những lời nhắc gợi ý hoặc giải thích những gì bạn đang tìm kiếm trong hộp trò chuyện.
Ví dụ: bạn có thể hướng dẫn Copilot lọc các dự án "Thiết kế" trong đó phần trăm thay đổi là âm. Trong giây lát, bạn sẽ nhận thấy chỉ có hai dự án như vậy tồn tại trong tập dữ liệu của mình:
Và bây giờ, chúng ta đang đi sâu vào khía cạnh hấp dẫn nhất: phân tích bằng Copilot. Để cung cấp cho Copilot nhiều dữ liệu hơn để làm việc, tôi đã mở rộng bảng mẫu của mình bằng cách thêm một số cột bổ sung như sau:
Để bắt đầu phân tích với Excel Copilot, bạn có một số tùy chọn:
Điều hướng đến danh mục Phân tích trong ngăn Copilot và chọn từ các lời nhắc được đề xuất.
Ngoài ra, bạn có thể chọn Hiển thị thông tin chi tiết về dữ liệu.
Cách chính mà Copilot tiến hành phân tích là thông qua các bảng trụ và biểu đồ trục. Khi được giao nhiệm vụ hiển thị thông tin chuyên sâu về dữ liệu, nó đã tạo ra 2 bảng tổng hợp và 6 hình ảnh trực quan minh họa một cách sinh động các khía cạnh khác nhau của dữ liệu. Đây là những gì chúng ta có thể thu thập được từ những biểu đồ này:
Các dự án thiết kế mang lại lợi nhuận cao nhất.
Các dự án nghiên cứu có mức tăng phần trăm doanh thu đáng kể nhất từ Quý 1 đến Quý 2.
Tỷ suất lợi nhuận của hầu hết các dự án nằm trong khoảng từ 3% đến 10%.
Phạm vi ngân sách phổ biến nhất là từ $56K đến $71K.
Có mối tương quan chặt chẽ giữa ngân sách và doanh thu.
Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về phân tích, hãy thoải mái làm như vậy. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu phân tích cho các danh mục dữ liệu cụ thể:
Ngoài ra, bạn có thể khám phá nhiều tình huống What-If khác nhau. Chỉ cần nhớ chính xác và cụ thể với các truy vấn của bạn. Copilot phát triển mạnh về sự rõ ràng và chính xác và có thể gặp khó khăn khi trả lời các câu hỏi mơ hồ hoặc không rõ ràng, như được minh họa trong ví dụ dưới đây:
Trong trường hợp hình ảnh do Copilot đề xuất cho phân tích dữ liệu của bạn không hoàn toàn phù hợp với mong đợi của bạn, đừng lo. Bạn có thể trực tiếp hướng dẫn Copilot tạo biểu đồ mong muốn bằng cách chỉ định loại biểu đồ và danh mục dữ liệu cần đưa vào.
Ví dụ: bạn có thể yêu cầu Copilot tạo biểu đồ thanh hiển thị doanh thu Q1 – Q3 theo dự án cho loại dự án "Phát triển":
Copilot có thể giúp tự động hóa công việc hàng ngày của bạn bằng cách tạo mã VBA. Copilot không chỉ có thể viết mã cho bạn mà còn cung cấp hướng dẫn ngắn gọn về cách tích hợp mã vào sổ làm việc của bạn và thực thi macro.
Ví dụ: Copilot đã viết mã VBA hoàn hảo để ẩn tất cả các bảng tính trong sổ làm việc hiện tại ngoại trừ bảng tính đang hoạt động.
Excel Copilot giúp làm việc với bảng tính dễ dàng hơn theo nhiều cách. Dưới đây là những lợi ích chính bạn có thể mong đợi:
Truy vấn ngôn ngữ tự nhiên. Bạn có thể đặt câu hỏi Copilot bằng các từ thông thường và nó sẽ cung cấp cho bạn câu trả lời dưới dạng biểu đồ, bảng hoặc công thức. Chỉ cần nhập câu hỏi hoặc lệnh của bạn bằng ngôn ngữ hàng ngày và Copilot sẽ hiểu và phản hồi tương ứng. Điều này giúp bạn dễ dàng thực hiện các tác vụ mà không cần phải nhớ cú pháp hàm cụ thể.
Tăng tốc nhiệm vụ của bạn. Copilot có thể giúp bạn hoàn thành các công việc thường ngày, chẳng hạn như làm sạch, sắp xếp và lọc dữ liệu nhanh hơn nhiều. Nó có thể xác định các mẫu và điểm bất thường trong dữ liệu của bạn, cho phép bạn tập trung vào phân tích thay vì thao tác dữ liệu thủ công.
Có thể truy cập cho tất cả các cấp độ kỹ năng. Copilot được thiết kế để người dùng ở mọi cấp độ kỹ năng đều có thể truy cập được. Cho dù bạn là người mới sử dụng Excel hay đã thành thạo nó được một thời gian, Copilot đều dễ sử dụng cho mọi người.
Học hỏi và cải tiến liên tục. AI ngày càng trở nên tốt hơn khi học hỏi từ cách bạn sử dụng, do đó, nó trở nên hữu ích hơn theo thời gian. Điều này có nghĩa là bạn sử dụng Copilot càng nhiều thì nó càng hiểu được nhu cầu của bạn và cung cấp hỗ trợ phù hợp một cách hiệu quả hơn.
Mặc dù Microsoft Copilot trong Excel mang lại nhiều lợi ích nhưng nó cũng có một số hạn chế cần lưu ý:
Copilot chỉ sẵn dùng cho các tệp Excel (.xlsx hoặc .xlsm) được lưu trữ trên OneDrive hoặc SharePoint khi bật tính năng Lưu Tự động. Khi làm việc với các loại tệp không được hỗ trợ hoặc tệp được lưu cục bộ trên máy tính của bạn, nút Copilot sẽ không hoạt động.
Hiện tại, Copilot hiểu được lời nhắc bằng tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Ý, tiếng Nhật, tiếng Bồ Đào Nha Brazil và tiếng Trung giản thể. Ngoài ra, Microsoft có kế hoạch bổ sung thêm nhiều ngôn ngữ hơn trong tương lai.
Nó không thể thực hiện một số tác vụ thông thường nhất định như so sánh các bảng hoặc tra cứu và lấy kết quả.
Nó chỉ hoạt động trong các bảng Excel và bị giới hạn trong việc xử lý các bảng có tối đa hai triệu ô.
Copilot có thể chậm, đặc biệt là trên các bàn lớn, đôi khi mất 30 giây trở lên và thậm chí có thể bị treo trong một số trường hợp.
Mặc dù Copilot trong Excel cung cấp giải thích cho các công thức và thông tin chi tiết theo đúng ngữ pháp nhưng nội dung được tạo đôi khi có thể không chính xác. Điều này có thể xảy ra do hiểu lầm hoặc hiểu sai yêu cầu của bạn. Copilot thông báo công khai cho người dùng bằng cảnh báo minh bạch rằng " nội dung do AI tạo ra có thể không chính xác ". Do đó, điều quan trọng là phải kiểm tra kỹ các công thức và hình ảnh được tạo trước khi chèn chúng vào bảng tính của bạn.