Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams để làm việc, họp nhóm

Chuyên Lắp Ráp, Cài Đặt Bộ Máy Tính Cho Văn Phòng, Gamer, Đồ Họa Cao Chuyên Lắp Ráp, Cài Đặt Bộ Máy Tính Cho Văn Phòng, Gamer, Đồ Họa Cao Chuyên Lắp Ráp, Cài Đặt Bộ Máy Tính Cho Văn Phòng, Gamer, Đồ Họa Cao

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams để làm việc, họp nhóm

09:07:56 16-01-2023 | Lượt xem: 161

Hướng dẫn cài đặt phần mềm Microsoft Teams

Cài đặt phần mềm Microsoft Teams trên PC

Bước 1: Truy cập trang Microsoft Teams > Chọn Tải xuống cho máy tính.

 Truy cập vào Microsoft Teams
Truy cập vào Microsoft Teams

Bước 2: Chọn Tải xuống Teams.

Tải xuống Microsoft Teams
Tải xuống Microsoft Teams

Cài đặt MS Teams trên điện thoại

Bước 1: Tại trình duyệt trên điện thoại mà bạn đang sử dụng, các bạn kích vào 1 trong 2 liên kết bên dưới đây:

Link tải Microsoft Teams trên Android

Link tải Microsoft Teams trên IOS

Bước 2: Trên website vừa mới truy cập, bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên. Nhấn Cài Đặt để tiến hành tải ứng dụng về điện thoại hay máy tính.

Cài đặt Microsoft Teams trên điện thoại
Cài đặt MS Teams trên điện thoại

Cách đăng ký tài khoản Microsoft Teams

Sau khi cài đặt thành công Microsoft Teams, bạn đăng ký tài khoản theo hướng dẫn như sau:

Bước 1: Khởi động phần mềm sau đó nhắn Sign in để tiếp tục.

Khởi động Microsoft Teams
Khởi động Microsoft Teams

Bước 2: Tiếp đến nhấn Sign Up For Teams để tiến hành thiết lập cho nhóm làm việc. Một trang web mới hiển thị để bạn lựa chọn. Tại đây nếu người dùng đã có nhóm làm việc thì nhấn Sign in, chưa có nhóm thì tiến hành thành lập nhóm, nhấn Sign Up For Free.

Điền địa chỉ email cá nhân rồi nhấn Next để tiếp tục.

Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin tên bạn và tên công ty, sau đó nhấn Set Up Teams để tạo nhóm làm việc mới.

Điền thông tin khi tham gia Microsoft Teams
Điền thông tin khi tham gia Microsoft Teams

Bước 4: Trong giao diện của Microsoft Teams bạn sẽ thấy các mục quản lý hiển thị thông qua thanh dọc ngoài cùng bên trái.

  • Activity: Hiển thị mọi thông báo liên quan tới bạn.

  • Chat: Nhắn tin với những thành viên khác.

  • Teams: Làm việc nhóm.

  • Call: Gọi điện cho các thành viên.

  • Files: Files tải lên và chia sẻ với mọi thành viên.

Mục Chat trong Microsoft Teams
Mục Chat trong Microsoft Teams

Bước 5: Trong mục Teams sẽ có các biểu tượng hỗ trợ liên lạc nhóm, trong đó có biểu tượng Meet now để tổ chức cuộc họp trực tuyến dạng video. Khi đó các thành viên trong nhóm sẽ tham gia cuộc họp do bạn tổ chức.

Cuộc họp trực tuyến dạng video
Cuộc họp trực tuyến dạng video

Bước 6: Mục Call để quản lý các cuộc gọi thoại tới bất kỳ thành viên nào. Có thể gọi điện cho 1 thành viên hoặc tạo nhóm để gọi thoại tới nhiều người.

Nhìn chung thì cách sử dụng Microsoft Teams làm việc nhóm rất đơn giản.

Mục Call trong Microsoft Teams
Mục Call trong Microsoft Teams

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams trên máy tính

Thay đổi trạng thái của bạn

Nhấn Ctrl+E để đi đến trường Tìm kiếm.

Thực hiện một trong những thao tác sau:

  • Để đặt trạng thái của bạn là sẵn dùng, hãy nhập “available”, rồi nhấn Enter.

  • Để đặt trạng thái của bạn là đi vắng, hãy nhập “đi vắng”, rồi nhấn Enter.

  • Để đặt trạng thái của bạn thành bận, hãy nhập “busy”, rồi nhấn Enter.

  • Để đặt trạng thái của bạn thành không làm phiền, hãy nhập “dnd” và nhấn Enter.

Gửi và nhận các cuộc trò chuyện riêng tư

Cuộc trò chuyện chỉ hiển thị với những người cụ thể trong cuộc trò chuyện đó.

Bắt đầu trò chuyện

  • Nhấn Ctrl+2 để mở dạng xem Trò chuyện.

  • Nhấn Ctrl+F6 cho đến khi bạn nghe thấy: "Danh sách trò chuyện".

  • Nhấn phím mũi tên Lên hoặc Xuống cho đến khi bạn nghe thấy tên của liên hệ hoặc nhóm mà bạn muốn trò chuyện, theo sau là tin nhắn cuối cùng trong cuộc trò chuyện.

  • Nhấn Enter để di chuyển tiêu điểm đến hộp soạn thảo tin nhắn, nhập tin nhắn của bạn và nhấn Enter một lần nữa. Thư sẽ được gửi đi.

Đọc cuộc trò chuyện

  • Nhấn Ctrl+2 để mở dạng xem Trò chuyện.

  • Nhấn Ctrl+F6 cho đến khi bạn nghe thấy: "Danh sách trò chuyện".

  • Nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn tìm thấy cuộc trò chuyện mình muốn.

  • Nhấn Enter để mở cuộc trò chuyện trong ngăn nội dung. Để duyệt thư, nhấn Shift+Tab để di chuyển tiêu điểm đến thư gần đây nhất, rồi sử dụng phím Mũi tên lên và xuống để di chuyển giữa các thư.

Trả lời trò chuyện

Để trả lời một cuộc trò chuyện, hãy định vị đúng liên hệ như được mô tả trong Bắt đầu trò chuyện, nhập tin nhắn của bạn vào hộp soạn thảo tin nhắn và nhấn Enter.

Bắt đầu và trả lời các cuộc hội thoại

Các cuộc hội thoại diễn ra trong kênh Nhóm và hiển thị cho tất cả mọi người trong Nhóm đó.

Bắt đầu một hội thoại

  • Nhấn Ctrl+3 để mở dạng xem Teams . Bạn sẽ nghe thấy: "Teams and channels list" (Danh sách nhóm và kênh).

  • Điều hướng đến kênh bạn muốn theo dõi bằng cách sử dụng các phím Mũi tên lên và xuống. Để mở rộng hoặc thu gọn danh sách các kênh của nhóm, nhấn Enter trong khi tiêu điểm nằm trong nhóm.

  • Sau khi bạn đã đến đúng kênh, nhấn Enter. Tiêu điểm di chuyển đến hộp soạn thảo thư.

  • Nhập tin nhắn của bạn, rồi nhấn Enter để gửi tin nhắn đó đến kênh.

Đọc cuộc hội thoại

  • Nhấn Ctrl+3 để mở dạng xem Teams . Bạn sẽ nghe thấy: "Teams and channels list" (Danh sách nhóm và kênh).

  • Điều hướng đến kênh bạn muốn theo dõi bằng cách sử dụng các phím Mũi tên lên và xuống. Để mở rộng hoặc thu gọn danh sách các kênh của nhóm, nhấn Enter trong khi tiêu điểm nằm trong nhóm.

  • Sau khi bạn đã đến đúng kênh, hãy nhấn Enter để mở cuộc trò chuyện trong ngăn nội dung.

  • Để duyệt thư bằng JAWS, nhấn Shift+Tab để di chuyển tiêu điểm đến thư gần đây nhất, rồi sử dụng phím Mũi tên lên và xuống để di chuyển giữa các thư.
    Với NVDA, nhấn Shift+Tab để di chuyển tiêu điểm đến thư gần đây nhất. Sau đó, chuyển sang chế độ lấy nét bằng cách nhấn phím NVDA+Phím cách và sử dụng phím Mũi tên lên và xuống để di chuyển giữa các tin nhắn.

Dẫn hướng và đọc các cuộc hội thoại theo mạch

  • Khi bạn đọc các cuộc hội thoại, bộ đọc màn hình của bạn sẽ thông báo số lượng trả lời họ có. Nếu cuộc hội thoại có ít nhất một trả lời, bạn cần dẫn hướng vào cuộc hội thoại theo chuỗi để đọc thư trả lời. Để dẫn hướng cuộc hội thoại theo chuỗi bằng JAWS, hãy đảm bảo tắt chế độ con trỏ ảo. Để tắt tính năng này, nhấn Insert+Z. Để mở cuộc hội thoại theo mạch, nhấn Enter. Bạn sẽ nghe thấy tin nhắn đầu tiên trong chuỗi đó.

  • Để di chuyển giữa các tin nhắn trong cuộc hội thoại theo mạch, nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống. Bộ đọc màn hình của bạn sẽ đọc các tin nhắn khi bạn di chuyển qua chúng.

  • Để mở một tin nhắn cho các hành động tiếp theo, nhấn Enter. Để di chuyển tiêu điểm trở lại cuộc hội thoại theo mạch, nhấn Esc. Để thoát khỏi cuộc hội thoại theo chuỗi, nhấn lại Esc.

Trả lời hội thoại

  • Trong khi đọc một cuộc hội thoại, bất kể số lượng trả lời, nhấn Enter, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy "Reply, button" (Nút Trả lời), rồi nhấn Enter.

  • Nhập trả lời, rồi nhấn Enter để thêm trả lời cho cuộc hội thoại đã chọn.

Thực hiện và nhận cuộc gọi

Bắt đầu cuộc gọi

  • Nhấn Ctrl+E để đi đến trường Tìm kiếm.

  • Nhập /cuộc gọi, nhấn Enter và nhập tên của người bạn muốn gọi. Kết quả tìm kiếm được cập nhật khi bạn nhập.

  • Để dẫn hướng danh sách kết quả, nhấn phím Mũi tên xuống hoặc lên. Khi bạn nghe thấy người bạn muốn gọi, để bắt đầu cuộc gọi thoại, nhấn Enter. Để bắt đầu cuộc gọi video, nhấn Ctrl+Shift+U.

  • Để kết thúc cuộc gọi, nhấn phím Tab cho đến khi bạn đến được nút Gác máy và nhấn Enter.

Trả lời cuộc gọi

  • Khi một liên hệ gọi cho bạn, cửa sổ Microsoft Teams báo sẽ mở ra, bạn nghe thấy âm đổ chuông và tên người gọi.

  • Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

  • Để trả lời cuộc gọi thoại, nhấn Ctrl+Shift+S.

  • Để trả lời cuộc gọi video, nhấn Ctrl+Shift+A.

  • Để từ chối cuộc gọi, nhấn Ctrl+Shift+D.\

  • Để kết thúc cuộc gọi, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Gác máy", và sau đó nhấn Enter.

Tham gia cuộc họp

Sau khi bạn đã nhận được thư mời họp, việc tham gia rất đơn giản.

  • Trong Microsoft Teams, nhấn Ctrl+4 để đi đến dạng xem Lịch. Tiêu điểm nằm trong lưới lịch.

  • Nhấn phím Tab một lần để di chuyển tiêu điểm đến cuộc họp tiếp theo trong Lịch của bạn. Nếu đó không phải là cuộc họp bạn muốn tham gia, hãy nhấn phím Tab cho đến khi bạn tìm thấy đúng cuộc họp. Bộ đọc màn hình của bạn sẽ thông báo tên và thời gian. Nhấn Enter để mở chi tiết cuộc họp và nhấn Alt+Shift+J để tham gia. Tiêu điểm di chuyển đến nút Tham gia ngay.

  • Để tham gia cuộc họp với cài đặt âm thanh và video mặc định, nhấn Phím cách. Bạn được kết nối với cuộc họp và tiêu điểm di chuyển đến nút Tắt tiếng micrô trong khu vực điều khiển cuộc gọi.

Chia sẻ màn hình nền của bạn trong cuộc họp

  • Khi đang ở trong cuộc Microsoft Teams, nhấn phím Tab hoặc Shift+Tab cho đến khi bạn đến được khu vực điều khiển cuộc gọi.

  • Với JAWS, nhấn phím Tab hoặc Shift+Tab cho đến khi bạn đến được nút Mở khay chia sẻ, rồi nhấn Enter. Với NVDA, chuyển sang chế độ lấy nét bằng cách nhấn phím NVDA+Phím cách, nhấn phím Tab hoặc Shift+Tab cho đến khi bạn đến nút Mở khay chia sẻ, rồi nhấn Enter.

  • Để chia sẻ, ví dụ: màn hình nền, cửa sổ chương trình hoặc tệp của bạn, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

- Để chia sẻ toàn bộ màn hình nền của bạn, nhấn phím Tab một lần, rồi nhấn Enter.

- Để chia sẻ cửa sổ chương trình, nhấn phím Tab hai lần, nhấn phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy chương trình mình muốn chia sẻ, rồi nhấn Enter.

- Để duyệt thêm các tệp khác, nhấn phím Tab ba lần. Bạn sẽ nghe thấy: "Browse button" (Nút Duyệt). Nhấn Enter, nhấn phím Mũi tên xuống hoặc lên để dẫn hướng đến một vị trí, rồi nhấn Enter để chọn. Tìm tệp của bạn ở vị trí đã chọn, rồi nhấn Enter.

- Để chia sẻ tệp từ Microsoft Teams, nhấn phím Tab bốn lần, nhấn phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy tệp mình muốn chia sẻ, rồi nhấn Enter.

  • Để dừng chia sẻ, nhấn Alt+Tab, nhấn phím Tab nhiều lần cho đến khi bạn đến được nút Dừng chia sẻ, rồi nhấn Enter.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams trên điện thoại

Tạo cuộc họp trên điện thoại

Bước 1: Bạn vào Teams, sau đó chọn Tạo nhóm mới.

Bước 2: Bạn nhập Tên nhóm rồi bấm dấu tick bên góc phải màn hình.

Bước 3: Bạn nhập tên thành viên mà bạn muốn mời vào lớp học vào ô Thêm rồi bấm dấu tick bên góc phải màn hình.

Bước 4: Bạn bấm Tham gia ngay để bắt đầu cuộc họp.

Bước 5: Sau khi chọn Tham gia ngay, hệ thống sẽ tự động tạo cuộc họp với tất cả thành viên trong nhóm.

Bước 6: Để kết thúc cuộc họp, bạn bấm vào biểu tượng điện thoại ở góc phải màn hình.

Hướng dẫn chia sẻ màn hình Microsoft Teams

Cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams điện thoại

Bước 1: Bạn bấm vào biểu tượng ba chấm (...) trên màn hình.

Bước 2: Bạn chọn Chia sẻ.

Bước 3: Bạn chọn Chia sẻ màn hình để chia sẻ màn hình đến các thành viên khác.

Bước 4: Bạn chọn Dừng trình bày để tắt chia sẻ màn hình.

Cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams máy tính

Bước 1: Tại giao diện cuộc họp, bạn nhấp vào biểu tượng share bên phải màn hình rồi chọn 1 màn hình để chia sẻ tới các thành viên.

Bước 2: Lúc này, màn hình bạn chia sẻ sẽ được chuyển sang thiết bị của các thành viên, đồng thời tại màn hình chia sẻ sẽ có thanh công cụ bên trên.

Bước 3: Để dừng chia sẻ, bạn chọn Stop presenting. Những màn hình chia sẻ khác chúng ta thực hiện tương tự.

Hướng dẫn tham gia cuộc họp trên MS Teams

Tham gia cuộc họp qua link có sẵn

Bước 1: Bạn click vào đường link được chia sẻ rồi chọn mở cuộc họp qua ứng dụng hoặc mở trên web.

Bước 2: Bạn bấm Join now để bắt đầu cuộc họp.

Bước 3: Để kết thúc cuộc họp, bạn nhấn Leave.

Tham gia cuộc họp qua Lịch (Calendar)

Bước 1: Tại giao diện chính của Teams, bạn chọn biểu tượng dấu +.

Bước 2: Tiếp tục chọn Channel Calendar.

Bước 3: Bạn điền tên vào Tab name, sau đó bấm Add.

Bước 4: Bạn bấm Save.

Bước 5: Bạn hãy tìm đến cuộc họp đã được lên lịch trước, sau đó chọn Join để tham gia cuộc họp.

Tham gia cuộc họp qua Kênh

Bước 1: Tại kênh chat của Teams, tìm đến cuộc họp bạn muốn tham gia rồi chọn Join.

Bước 2: Cuối cùng bạn chọn Join now để tham gia cuộc họp.

Tin tức liên quan

Đối tác của chúng tôi

0909 27 41 40