Copilot trong Outlook: Cách tải, kích hoạt và sử dụng

Tìm hiểu cách tối ưu hóa quy trình Outlook của bạn với Copilot, trợ lý ảo được hỗ trợ bởi AI. Khám phá bí quyết soạn thảo email tự động, tóm tắt thông minh và hoàn thiện email của bạn bằng huấn luyện thông minh.

Copilot trong Outlook là gì?

Copilot trong Outlook là trợ lý ảo được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) và thuật toán học máy. Mục tiêu chính của nó là hỗ trợ người dùng gửi email, lên lịch họp và tổ chức quy trình làm việc hàng ngày của họ. Copilot được thiết kế để học hỏi từ các tương tác của bạn và thích ứng với mô hình công việc của bạn, mang lại trải nghiệm email hiệu quả và được cá nhân hóa. Tuy nhiên, điều đáng chú ý là AI được xây dựng để hỗ trợ bạn trong công việc chứ không phải để thay thế bạn.

Phiên bản Outlook nào có Copilot?

Tính đến thời điểm hiện tại, Copilot đã có sẵn trong Outlook mới (dành cho Windows và Mac) và trong Outlook trên web. Ngoài ra, Microsoft hứa hẹn sẽ mở rộng hỗ trợ cho máy tính để bàn Outlook cổ điển trong tương lai. Một số tính năng, chẳng hạn như Huấn luyện của Copilot, đã bắt đầu được triển khai cho Outlook cổ điển dành cho Windows (ứng dụng Win32 trên máy tính), nhưng chúng vẫn chưa có sẵn đầy đủ.

Cách bật Copilot trong Outlook

Kích hoạt Copilot trong Outlook là một quá trình đơn giản – không có cài đặt nào để định cấu hình. Để kích hoạt Copilot trong Outlook, bạn chỉ cần mua các đăng ký bắt buộc của Microsoft và cài đặt ứng dụng được hỗ trợ:

1. Nhận đăng ký Microsoft 365 . Trước khi nhận Copilot, hãy đảm bảo bạn có đăng ký Microsoft 365, chẳng hạn như Microsoft 365 Personal, Family hoặc Business.

2. Nhận đăng ký Copilot. Chọn gói Copilot phù hợp với đăng ký Microsoft 365 của bạn (vui lòng tham khảo các tùy chọn này ) và mua đăng ký Copilot tương ứng.

3. Gán giấy phép Copilot cho người dùng. Nếu bạn đã mua Copilot cho tổ chức của mình, hãy chỉ định giấy phép Copilot cho người dùng nếu cần trong trung tâm quản trị Microsoft 365.

4. Cài đặt Outlook mới. Cài đặt Outlook mới và tạo tài khoản bằng cùng địa chỉ email với đăng ký Copilot của bạn. Ngoài ra, hãy đăng nhập vào Outlook trên web bằng cùng một tài khoản Microsoft.

Vậy là xong - quá trình tích hợp đã hoàn tất!

Copilot trong Outlook có thể làm gì

Hiện tại, Outlook Copilot giới thiệu ba tính năng chính:

Tóm tắt email - tự động tạo bản tóm tắt dựa trên nội dung của từng email hoặc toàn bộ chuỗi email. Tính năng này giúp bạn nắm bắt được những thông tin cốt lõi và nhanh chóng nắm bắt được những điểm chính.

Email nháp - viết bản nháp email toàn diện dựa trên email gốc mà bạn đang trả lời hoặc lời nhắc của chính bạn khi soạn email mới. Bạn có thể sử dụng nguyên nội dung đã tạo hoặc điều chỉnh cài đặt âm sắc và độ dài để tạo bản nháp mới phù hợp với mình.

Cải thiện email - phân tích bản nháp email của bạn và cung cấp phản hồi về giọng điệu, sự rõ ràng và cảm xúc của người đọc, kèm theo các đề xuất cụ thể để cải thiện các khía cạnh khác nhau của email. Tính năng này đặc biệt hữu ích để nhận phản hồi về các email quan trọng, cho phép người dùng tinh chỉnh văn bản trước khi gửi.

Những chức năng chính này cung cấp nhiều ứng dụng thực tế, bao gồm:

• Cô đọng những email dài dòng, lời mời họp và toàn bộ cuộc thảo luận.

• Định vị và tóm tắt các email gần đây về một chủ đề nhất định hoặc từ một người cụ thể.

• Tạo các bản nháp email ban đầu, cung cấp nền tảng vững chắc để bạn phát triển.

• Giúp bạn chuẩn bị cho các cuộc họp và sự kiện: soạn thảo chương trình họp từ ghi chú của bạn, cảnh báo cho bạn về mọi xung đột trong lịch Outlook và thậm chí đưa ra các bản tóm tắt cho các cuộc họp đã diễn ra của bạn.

• Giúp bạn tìm tệp đính kèm hoặc tệp được chia sẻ từ một người gửi cụ thể.

• Tinh chỉnh, diễn đạt lại và cải thiện email của bạn, đảm bảo thông điệp của bạn rõ ràng, ngắn gọn và hiệu quả.

• Thêm một số phong cách vào email của bạn để làm cho chúng hấp dẫn và cá nhân hóa hơn.

• Cung cấp các đề xuất để xử lý các chuỗi email hoặc trả lời tin nhắn.

• Hướng dẫn bạn viết email tốt hơn.

Tóm lại, Copilot là một công cụ tuyệt vời đang được phát triển tích cực. Vì vậy, bạn có thể mong đợi nhiều tính năng đáng kinh ngạc hơn nữa trong tương lai. Giống như Microsoft thể hiện trong các video quảng cáo của họ, nó sẽ có thể ưu tiên các email và nhiệm vụ của bạn, đưa ra đề xuất cho các hành động tiếp theo và tìm kiếm thông tin từ các ứng dụng Office khác để đưa vào email của bạn.

Cách sử dụng Copilot trong Outlook

Bắt tay vào Copilot rất trực quan và đơn giản. Thông thường, bất cứ nơi nào có thể truy cập được tính năng AI, bạn sẽ thấy biểu tượng của nó hoặc lời nhắc hướng dẫn bạn thực hiện. Hãy cùng khám phá cách sử dụng Copilot trong các tình huống điển hình mà người dùng Outlook gặp phải hàng ngày.

Summarize by Copilot

Khi một email dài và phức tạp được gửi đến hộp thư đến của bạn, Copilot sẽ can thiệp để giải quyết vấn đề. AI nhanh chóng phân tích nội dung, trích xuất các điểm chính và trình bày dưới dạng tóm tắt ngắn gọn bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu. Đây là cách bạn có thể tận dụng tối đa tính năng này:

1. Mở email hoặc cuộc trò chuyện mục tiêu.

2. Nhấp vào Summary by Copilot hoặc Summarize, tùy theo tùy chọn nào xuất hiện ở đầu email.

3. Copilot sẽ siêng năng quét chủ đề, xác định các điểm chính và hiển thị bản tóm tắt cho bạn.

Để minh họa, hãy xem cách Copilot tạo ra email chào mừng của riêng mình bằng một bản tóm tắt thú vị:

Đối với những cuộc trò chuyện qua email rộng rãi đó, Copilot sẽ cung cấp bản tóm tắt nhanh chóng về các quyết định được đưa ra và hành động do người khác đề xuất.

Draft with Copilot

Soạn thảo bằng Copilot là giải pháp lý tưởng để khắc phục hội chứng “trang trống” và tiết kiệm thời gian quý báu.

1. Trong ứng dụng web hoặc Outlook mới, hãy bấm vào Home > New Mail để tạo thư mới.

2. Nhấp vào liên kết Draft with Copilot trong nội dung email. Nếu không có liên kết, hãy nhấp vào biểu tượng Copilot trên thanh công cụ và chọn Draft with Copilot.

3. Trong hộp Copilot, nhập lời nhắc của bạn hoặc phác thảo những điểm chính cho email. Lời nhắc của bạn càng cụ thể và rõ ràng thì bản thảo Copilot sẽ tạo ra càng tốt. Ví dụ: lời nhắc có thể giống như sau: " Chào mừng khách hàng mới và hỏi về cách tốt nhất để liên hệ với họ nếu có thắc mắc về đơn hàng của họ."

4. Theo tùy chọn, hãy nhấp vào biểu tượng Generate options để điều chỉnh âm sắc và độ dài mong muốn của bạn. Giá trị mặc định được đặt thành Direct và Short.

5. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấn Generate và Copilot sẽ tạo một tin nhắn cho bạn.

6. Xem lại tin nhắn đã soạn thảo. Nếu bạn hoàn toàn hài lòng với bản nháp thì chọn Keep it. Nếu đó không phải là chính xác những gì bạn muốn, hãy chọn Regenerate và Copilot sẽ tạo một phiên bản mới.

7. Chỉnh sửa bản nháp nếu cần, sau đó nhấn Gửi.

Khi trả lời tin nhắn của ai đó, Copilot hiển thị nhiều câu trả lời gợi ý khác nhau dựa trên nội dung của email gốc. Chọn một gợi ý phù hợp với nhu cầu của bạn. Hoặc, nếu không có câu trả lời nào phù hợp với bạn, hãy nhấp vào Tùy chỉnh và đưa ra lời nhắc về phản hồi dự thảo phù hợp.

Coaching by Copilot

Khi bạn viết một tin nhắn quan trọng và muốn nó đạt đúng nốt, Copilot sẽ hỗ trợ bạn với những đề xuất hữu ích về cách cải thiện giọng điệu, sự rõ ràng và cảm xúc của người đọc trong email.

1. Nhập nội dung tin nhắn hoặc phản hồi của bạn.

2. Nhấp vào biểu tượng Copilot trên thanh công cụ, sau đó chọn Coaching by Copilot từ menu thả xuống.

3. Copilot kiểm tra email của bạn và cung cấp cho bạn các mẹo để khiến email nghe hay hơn - cho dù đó là âm điệu, độ rõ ràng hay cảm giác của người đọc.

4. Nếu bạn thích bất kỳ đề xuất nào, hãy kết hợp chúng vào email của bạn.

5. Khi bạn hài lòng với giao diện của nó, hãy nhấn nút Gửi.

Giao tiếp trực tiếp với Copilot bằng tính năng trò chuyện

Trong phiên bản mới nhất của ứng dụng web và Outlook mới, Copilot thậm chí còn trực quan và hiệu quả hơn, cho phép bạn truyền đạt nhu cầu của mình trực tiếp qua biểu đồ. Đây là cách kích hoạt nó:

1. Nhấp vào biểu tượng Copilot ở góc trên bên phải của cửa sổ Outlook.

2. Trong ngăn Copilot xuất hiện ở bên phải cửa sổ, bạn có thể thử một trong những lời nhắc có sẵn để biết thêm thông tin về một chủ đề cụ thể, tìm tệp được chia sẻ với bạn hoặc được gửi dưới dạng tệp đính kèm hoặc tóm tắt các email gần đây mà bạn đã đến được nhắc đến.

3. Ngoài ra, bạn có thể nhập yêu cầu của mình trực tiếp vào hộp trò chuyện.

Ví dụ: bạn để nhầm một tập tin quan trọng đã được gửi qua email cho bạn, bạn có thể yêu cầu Copilot xác định vị trí của nó. Do đó, Copilot sẽ cung cấp cho bạn một tham chiếu có thể nhấp vào email chứa tệp được yêu cầu để bạn có thể nhanh chóng truy xuất và xem lại tài liệu.

Một tính năng hữu ích khác là nhận bản tóm tắt các email gần đây từ một người gửi cụ thể, tính năng này cực kỳ tiện lợi để bắt kịp các cuộc trò chuyện. Copilot sẽ không chỉ cung cấp bản tóm tắt ngắn gọn về các email cùng với các tham chiếu đến các thư gốc mà còn đề xuất một số câu hỏi bổ sung mà bạn có thể muốn hỏi, chẳng hạn như giải thích rõ ràng hoặc tiếp theo.

Dưới đây là một số ví dụ về các lời nhắc khả thi khác mà bạn có thể sử dụng với Copilot:

• Tìm tập tin thuyết trình John đã gửi tuần trước.

• Tóm tắt các email từ Sarah trong tháng qua.

• Tìm tệp đính kèm từ báo cáo bán hàng của tháng trước.

• Tóm tắt cuộc thảo luận trong chuỗi email cuộc họp nhóm.

• Tìm email mà tôi đã được đề cập trong bản cập nhật dự án.

• Hãy cho tôi phản hồi về lần phát hành sản phẩm cuối cùng.

Những lời nhắc này sẽ giúp bạn hoàn thành công việc thường ngày nhanh hơn và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất của mình.

Hạn chế của Outlook Copilot

Mặc dù Microsoft Copilot trong Outlook mang lại nhiều lợi ích nhưng điều quan trọng là bạn phải nhận thức được những hạn chế và thách thức của nó. Một số trong số này bao gồm:

• Không thể mua riêng. Copilot được tích hợp với tất cả các ứng dụng Microsoft 365 và không thể mua riêng cho Outlook.

• Không có thử nghiệm. Thật không may, không có phiên bản dùng thử của Copilot nên bạn có thể mua trực tiếp mà không cần thời gian đánh giá.

• Không được hỗ trợ trong Outlook trên máy tính để bàn. Copilot chỉ được hỗ trợ trong Outlook và Outlook trên web mới chứ không phải trong ứng dụng máy tính để bàn cổ điển.

• Một số tính năng có thể không có sẵn. Copilot không ngừng phát triển nên một số tính năng có thể chưa có hoặc có thể đang được phát triển.

• Sự phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu . Hiệu quả của Copilot phụ thuộc vào chất lượng và tính đầy đủ của dữ liệu mà nó truy cập. Thông tin không đầy đủ hoặc lỗi thời có thể dẫn đến những đề xuất kém chính xác hơn.

• Tổng hợp các giới hạn Đối với các chuỗi email rất dài, tính năng Tóm tắt có thể không bao gồm được tất cả các thư cũ hơn. Điều này là do những hạn chế về lượng dữ liệu mà các mô hình ngôn ngữ có thể xử lý. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể nhận được cảnh báo rằng bản tóm tắt có thể không đại diện cho toàn bộ chuỗi.

• Soạn thảo giới hạn. Mặc dù không có hạn chế về độ dài của lời nhắc trong tính năng Bản nháp với Copilot, nhưng trong các cuộc hội thoại dài, không phải tất cả các tin nhắn trước đó đều có thể được xem xét do những hạn chế trong quá trình xử lý dữ liệu.

• Giới hạn huấn luyện. Không thể sử dụng tính năng Huấn luyện của Copilot trên bản nháp có độ dài dưới 100 ký tự.

• Giới hạn ở hộp thư chính. Các tính năng Copilot trong Outlook chỉ khả dụng cho hộp thư chính được liên kết với đăng ký Copilot của bạn. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không thể truy cập chúng trong hộp thư lưu trữ, nhóm, chia sẻ và ủy quyền hoặc bất kỳ tài khoản email nào khác.

• Sự chính xác. Hãy nhớ rằng nội dung do Copilot tạo ra có thể không phải lúc nào cũng chính xác 100% vì nó dựa trên các mẫu và xác suất dữ liệu ngôn ngữ. Vì vậy, trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, hãy đảm bảo sử dụng phán đoán của riêng bạn và kiểm tra kỹ sự thật.

• Quyền riêng tư và bảo mật. Cũng giống như bất kỳ công cụ AI nào khác xử lý dữ liệu cá nhân hoặc nhạy cảm, luôn có những lo ngại về bảo mật dữ liệu. Microsoft rất coi trọng những mối quan ngại này và tập trung mạnh mẽ vào bảo mật, tuân thủ và quyền riêng tư. Tuy nhiên, người dùng luôn nên cập nhật thông tin về những vấn đề này và hiểu cách Microsoft xử lý dữ liệu trong Copilot.