›09:56:26 29-05-2024 | Lượt xem: 887
Bạn đã sắp xếp dữ liệu của mình trong một bảng tổng hợp và sẵn sàng tìm hiểu, nhưng có một nhược điểm – nó có yếu tố thời gian. Có thể đó là số liệu bán hàng qua các tháng hoặc thời hạn dự án rải rác trong năm. Làm thế nào để bạn hiểu được tất cả những điều đó mà không bị chìm đắm trong những con số? Câu trả lời chính là mốc thời gian!
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quy trình tạo dòng thời gian cho các bảng và biểu đồ tổng hợp trong Excel, đồng thời trình bày cách bạn có thể sử dụng nó để tương tác với dữ liệu của mình một cách năng động và hấp dẫn.
Dòng thời gian trong Excel PivotTable hoặc PivotChart là một công cụ tương tác cho phép bạn nhanh chóng lọc dữ liệu theo khoảng thời gian bằng cách sử dụng điều khiển thanh trượt. Dòng thời gian có sẵn cho bảng tổng hợp và biểu đồ tổng hợp có trường ngày trong khu vực hàng hoặc cột. Chúng có thể được dùng để lọc dữ liệu theo năm, quý, tháng hoặc ngày và có thể được định dạng để phù hợp với kiểu sổ làm việc của bạn.
Hãy tưởng tượng điều này: bạn đã thiết lập bảng tổng hợp hoặc biểu đồ của mình, nhưng thay vì cuộn qua vô số hàng ngày hoặc loay hoay với các bộ lọc, bạn đã có thanh trượt nhỏ gọn này ngay trước mặt. Đó là dòng thời gian của bạn! Công cụ tiện lợi này cho phép bạn phóng to và thu nhỏ các khoảng thời gian cụ thể chỉ bằng vài cú nhấp chuột, giúp bạn dễ dàng tập trung vào dữ liệu quan trọng nhất. Chúng hoàn toàn động, nghĩa là bạn có thể điều chỉnh khung thời gian một cách nhanh chóng và bảng tổng hợp cũng như biểu đồ của bạn sẽ cập nhật ngay lập tức để phản ánh các thay đổi.
Việc tạo dòng thời gian của bảng tổng hợp trong Excel rất nhanh chóng. Chỉ cần làm theo các bước sau:
1. Nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong bảng trụ để kích hoạt các tab ruy-băng của nó.
2. Trên tab PivotTable Analyze, trong nhóm Filter, bấm vào nút Insert Timeline.
3. Trong hộp thoại bật lên, chọn trường ngày bạn muốn đưa vào.
4. Khi bạn đã thực hiện lựa chọn của mình, hãy nhấn nút OK.
Và cứ như thế, bạn đã thêm thành công dòng thời gian vào bảng tổng hợp Excel của mình! Giờ đây, bạn có thể dễ dàng lọc và kiểm tra dữ liệu của mình theo khoảng thời gian, tiết lộ thông tin chi tiết hữu ích mà không gặp rắc rối nào.
Khi bạn tạo dòng thời gian cho bảng trụ Excel, nó sẽ tự động được kết nối với tất cả các biểu đồ trụ dựa trên bảng đó. Nếu bạn muốn kết hợp dòng thời gian trực tiếp vào khu vực biểu đồ trục, hãy làm theo các bước sau:
1. Nhấp vào biểu đồ trụ của bạn để đảm bảo nó được chọn.
2. Điều hướng đến tab PivotTable Analyze và nhấp vào Insert Timeline.
3. Chọn trường ngày mục tiêu và nhấp vào OK. Điều này sẽ chèn dòng thời gian vào bảng tính.
4. Thay đổi kích thước vùng biểu đồ nếu cần bằng cách kéo đường viền. Bạn có thể làm cho vùng biểu đồ lớn hơn và vùng vẽ nhỏ hơn để phù hợp với dòng thời gian.
5. Kéo dòng thời gian vào khoảng trống ở cuối khu vực biểu đồ.
Kết quả có thể trông giống như thế này:
Sau khi thiết lập dòng thời gian của mình, bạn có thể sử dụng nó để lọc bảng tổng hợp và biểu đồ theo khoảng thời gian.
Chọn mức thời gian – sử dụng menu thả xuống Mức thời gian để chọn thời gian mong muốn, cho dù đó là năm, quý, tháng hay ngày.
Chọn khoảng thời gian – Sử dụng thanh trượt khoảng thời gian để chọn khoảng thời gian bạn muốn. Để chọn một khoảng thời gian, chỉ cần nhấp vào ô tương ứng. Để chọn nhiều ngày, tháng, quý hoặc năm theo trình tự, hãy nhấp vào một ô, sau đó kéo tay cầm khoảng thời gian để điều chỉnh phạm vi ngày ở một trong hai hoặc cả hai bên.
Cuộn qua các khoảng thời gian - điều hướng qua các khoảng thời gian khác nhau bằng cách kéo thanh cuộn đến vị trí mong muốn.
Để phân tích dữ liệu của bạn tốt hơn nữa, bạn có thể linh hoạt tinh chỉnh dòng thời gian mặc định do Excel tạo. Bằng cách thay đổi hình thức, vị trí và kích thước của nó, bạn có thể có được bộ lọc động để bổ sung hoàn hảo cho bảng hoặc biểu đồ tổng hợp của mình.
Để di chuyển dòng thời gian đến vị trí phù hợp hơn, chỉ cần kéo nó như cách bạn làm với bất kỳ đối tượng nào khác trong trang tính:
1. Di con trỏ qua phần trên của dòng thời gian cho đến khi mũi tên bốn cánh xuất hiện, cho biết dòng thời gian đã sẵn sàng để di chuyển.
2. Nhấp và kéo dòng thời gian đến vị trí mong muốn của bạn.
Để nhanh chóng thay đổi kích cỡ của dòng thời gian, hãy bấm vào dòng thời gian đó, rồi kéo núm điều khiển đổi cỡ đến kích cỡ bạn muốn.
Ngoài ra, bạn có thể đặt chiều cao và chiều rộng mong muốn theo cách này:
1. Chọn dòng thời gian.
2. Trên tab Timeline, trong nhóm Size, đặt chiều cao và chiều rộng trong các hộp tương ứng.
Bạn có thể làm cho dòng thời gian phù hợp hơn với nhu cầu thuyết trình của mình bằng cách tùy chỉnh phong cách của nó. Với 12 kiểu được xác định trước và khả năng thiết kế của riêng bạn, bạn có rất nhiều lựa chọn để có được giao diện mong muốn.
Dưới đây là các bước để thay đổi kiểu dòng thời gian:
1. Chọn dòng thời gian để kích hoạt tab ribbon của nó.
2. Trên tab Timeline, chọn kiểu bạn muốn từ thư viện Timeline Styles.
3. Ngoài ra, hãy nhấp vào New Timeline Style để tạo kiểu độc đáo của riêng bạn.
Với các tùy chọn này, bạn có thể dễ dàng sửa đổi giao diện của thanh trượt khoảng thời gian cho phù hợp với sở thích của mình và làm cho phân tích dữ liệu của bạn trở nên hấp dẫn hơn khi xem xét.
Theo mặc định, tên chú thích của dòng thời gian Excel phản ánh tên của cột ngày tương ứng. Tuy nhiên, bạn có thể tùy chỉnh nó bất cứ lúc nào bằng cách làm theo các bước sau:
1. Chọn dòng thời gian bằng cách nhấp vào nó.
2. Điều hướng đến tab Timeline.
3. Trong hộp Timeline Caption, nhập tên mong muốn cho chú thích.
4. Nhấn Enter để xác nhận sự thay đổi.
Với các bước đơn giản này, bạn có thể cá nhân hóa chú thích dòng thời gian để phản ánh rõ hơn ngữ cảnh hoặc mục đích của nó.
Theo mặc định, phạm vi ngày hiện có trong bộ lọc được hiển thị ở góc trên bên trái của dòng thời gian. Bạn có thể kiểm soát khả năng hiển thị của nó bằng tùy chọn Selection Label nằm trong tab Timeline, trong nhóm Show. Để ẩn phạm vi ngày đã lọc, hãy bỏ chọn hộp kiểm này. Để hiển thị lại, chỉ cần chọn lại hộp kiểm.
Để đảm bảo rằng vị trí của dòng thời gian vẫn cố định trong trang tính, hãy làm theo các bước sau:
1. Nhấp chuột phải vào dòng thời gian, sau đó chọn Size và Properties … từ menu ngữ cảnh.
2. Trong ngăn Format Timeline,điều hướng đến phần Properties và chọn tùy chọn Don't move or size with cells option.
Bằng cách này, bộ lọc động của bạn sẽ giữ nguyên ngay cả khi bạn thêm hoặc xóa hàng và cột, điều chỉnh các trường trong bảng tổng hợp hoặc thực hiện các sửa đổi khác.
Nếu bạn có nhiều PivotTable dựa trên cùng một nguồn dữ liệu, bạn có thể sử dụng một dòng thời gian duy nhất để lọc nhiều bảng đó cùng một lúc. Để liên kết dòng thời gian với nhiều bảng, hãy làm theo các bước sau:
1. Chọn dòng thời gian bằng cách nhấp vào nó.
2. Chuyển đến tab Timeline và nhấp vào Report Connections. Ngoài ra, hãy nhấp chuột phải vào dòng thời gian và chọn Report Connections từ menu ngữ cảnh.
3. Trong hộp thoại Report Connections, hãy chọn PivotTable bạn muốn lọc.
Để ngắt kết nối dòng thời gian khỏi một bảng cụ thể, hãy bỏ chọn hộp bên cạnh tên của bảng đó.
Để xóa dòng thời gian, hãy nhấp vào nút Clear Filter hoặc nhấn nút Alt + C. Thao tác này sẽ xóa tất cả các bộ lọc được áp dụng và đặt lại dòng thời gian, cho phép phân tích dữ liệu mới.
Sau khi sử dụng thanh trượt bộ lọc một thời gian, bạn có thể không muốn sử dụng nó nữa. Để xóa dòng thời gian khỏi bảng Excel, bạn có thể thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:
Nhấp chuột phải vào dòng thời gian và chọn Remove Timeline từ menu ngữ cảnh.
Chọn dòng thời gian và nhấn nút Delete trên bàn phím.
Dù bằng cách nào, dòng thời gian sẽ nhanh chóng bị xóa khỏi bảng tính của bạn, cho phép bạn tập trung vào các khía cạnh khác trong phân tích của mình.
Gặp phải lỗi khi cố gắng chèn dòng thời gian cho PivotTable hoặc PivotChart trong Excel? Bạn có thể thấy thông báo cho biết: "We can't create a Timeline for this report because it doesn't have a field formatted as Date" mặc dù tập dữ liệu của bạn có cột ngày.
Có hai lý do có thể khiến dòng thời gian của bảng tổng hợp không hoạt động:
Tập dữ liệu nguồn của bạn hoàn toàn thiếu cột ngày.
Tập dữ liệu của bạn có cột ngày tháng nhưng các giá trị được lưu trữ dưới dạng chuỗi văn bản chỉ giống với ngày tháng.
Để khắc phục lỗi, bạn phải thêm cột ngày thực tế hoặc chuyển đổi giá trị văn bản hiện có thành ngày.
Tóm lại, việc sử dụng các mốc thời gian trong bảng và biểu đồ tổng hợp của Excel sẽ mở ra một khía cạnh hoàn toàn mới về phân tích dữ liệu. Chỉ với vài cú nhấp chuột, họ có thể biến thông tin tĩnh thành thông tin chi tiết động, giúp bạn đưa ra quyết định thông minh hơn nhanh hơn. Vì vậy, hãy dùng thử, thử nghiệm và xem dữ liệu của bạn trở nên sống động như thế nào trước mắt bạn.
